Incassokosten berekenen met de wettelijke staffel

In het kort

Incassokosten zijn wettelijk gemaximeerd: 15% over de eerste € 2.500, minimaal € 40 en in totaal maximaal € 6.775.

Bij een particulier mag je ze pas rekenen na een 14-dagenbrief.

Bij een bedrijf is een 14-dagenbrief niet verplicht.

Ben je btw-plichtig, dan reken je geen btw over de incassokosten.

De wettelijke staffel

Over de eerste € 2.500	15% (minimaal € 40)
Over de volgende € 2.500	10%
Over de volgende € 5.000	5%
Over de volgende € 190.000	1%
Over het meerdere	0,5% (totaal maximaal € 6.775)

Voorbeelden

€ 200 openstaand: 15% = € 30, dus het minimum van € 40
€ 1.000 openstaand: 15% = € 150
€ 3.000 openstaand: € 375 + 10% van € 500 = € 425
€ 10.000 openstaand: € 375 + € 250 + € 250 = € 875

Eerst een herinnering

Incassokosten zijn een laatste stap. Begin met een vriendelijke betalingsherinnering. Lees het hele stappenplan bij factuur niet betaald, en reken de rente uit met de wettelijke-rentecalculator.

Afspraken met zakelijke klanten

Bij bedrijven mag je in je algemene voorwaarden andere incassokosten afspreken, bijvoorbeeld een percentage. Heb je niets afgesproken, dan geldt de wettelijke staffel. Bij particulieren mag je nooit meer rekenen dan de staffel.

Als de klant niet reageert

Na je aanmaning kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen. Bij vorderingen tot € 25.000 stap je naar de kantonrechter, zonder advocaat. De incassokosten en rente kun je dan meenemen in je vordering.

Veelgestelde vragen

Hoeveel incassokosten mag ik rekenen?

Maximaal het bedrag volgens de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500 (minimaal € 40), 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% over het meerdere, met een maximum van € 6.775.

Wanneer mag ik incassokosten rekenen aan een particulier?

Pas nadat je een aanmaning (de 14-dagenbrief) hebt gestuurd waarin je de klant 14 dagen na ontvangst de tijd geeft om zonder extra kosten te betalen, en waarin je vermeldt hoeveel incassokosten je anders rekent.

Mag ik incassokosten rekenen aan een bedrijf?

Ja. Bij bedrijven is een 14-dagenbrief niet verplicht. Heb je in je algemene voorwaarden andere incassokosten afgesproken, dan gelden in principe die.

Reken ik btw over incassokosten?

Nee, als je btw-plichtig bent, want je kunt de btw op de kosten van een incassobureau zelf terugvragen. Ben je niet btw-plichtig, dan mag je 21% btw bovenop de incassokosten rekenen.

Hoeveel incassokosten zijn het bij € 1.000?

15% van € 1.000 = € 150.

Hoeveel incassokosten zijn het bij € 500?

15% van € 500 = € 75.

Mag een incassobureau meer rekenen dan de staffel?

Bij particulieren niet: de wettelijke staffel is het maximum. Bij bedrijven kunnen in de algemene voorwaarden andere afspraken staan.